Assistanat formation & gestion des plateformes
Back-office administratif de vos sessions et gestion complète de vos offres sur EDOF, Kairos et CARIF-OREF : un seul interlocuteur pour libérer votre temps, sécuriser vos preuves Qualiopi et rester visible auprès des financeurs.
L'accompagnement en détail
Pour les petits organismes de formation, CFA et formateurs indépendants, la gestion administrative des sessions et le suivi des plateformes institutionnelles peuvent vite devenir chronophages — et une simple fiche EDOF mal renseignée ou un devis Kairos oublié peut coûter un financement. Je prends en charge tout ou partie de votre back-office formation et le pilotage de vos offres sur EDOF (Mon Compte Formation / CPF), Kairos (France Travail) et CARIF-OREF.
Deux expertises souvent séparées, réunies dans un seul service : d'un côté l'assistanat formation classique (conventions, convocations, attestations, émargements, suivi qualité, dossiers de financement, déclaration annuelle du Bilan Pédagogique et Financier — BPF), de l'autre la gestion opérationnelle des plateformes financeurs (création et mise à jour des fiches, traitement des devis, réponse aux alertes, référencement CARIF-OREF région par région).
L'intérêt de tout confier à la même personne : vos preuves Qualiopi, vos données administratives et vos fiches plateformes restent cohérentes entre elles. Fini le décalage entre le programme signé avec le client, la fiche EDOF publiée et le dossier remonté à l'OPCO. Un service flexible, à la session ou au forfait mensuel, dans le respect strict de votre certification Qualiopi et de vos obligations de référencement.
À la session, au forfait mensuel reconductible ou en mission ponctuelle (déblocage EDOF, rattrapage BPF, remise à niveau CARIF-OREF).
100% à distance · accès délégué à vos outils de gestion (Digiforma, Dendreo, Drive, etc.) et à vos comptes plateformes · point mensuel visio
Comment ça se passe
- ÉTAPE 01
Audit éclair (semaine 1)
Revue de votre back-office actuel, de l'état de vos comptes EDOF, Kairos, CARIF-OREF et de vos preuves Qualiopi. Identification des urgences (fiches expirées, BPF en retard, dossiers financement bloqués) et des tâches à externaliser en priorité.
- ÉTAPE 02
Mise en place (semaines 2-3)
Standardisation des trames administratives, ouverture des accès délégués aux plateformes, calage du circuit de validation avec vous (qui valide quoi, en combien de temps). Reprise du stock existant s'il y a du retard.
- ÉTAPE 03
Run mensuel
Gestion administrative récurrente session par session, mise en ligne et actualisation continue des fiches formation sur les 3 plateformes, traitement des devis Kairos et des inscriptions CPF, réponse aux alertes, mise à jour des preuves qualité au fil de l'eau.
- ÉTAPE 04
Rendez-vous mensuel
Point visio de 30-45 min : sessions à venir, offres à publier ou à retirer, dossiers financement en cours, alertes plateformes à traiter, préparation du prochain audit Qualiopi.
- ÉTAPE 05
Bilan trimestriel
Reporting complet sur les sessions traitées, les fiches actives par plateforme, le respect des délais réglementaires, la conformité Qualiopi et le volume de financements sécurisés.
Ce que vous repartez avec
Volet assistanat formation
- ✔Conventions, convocations, attestations d'assiduité et certificats de réalisation conformes
- ✔Feuilles d'émargement, suivi des présences et relances participants
- ✔Constitution des dossiers de financement (OPCO, CPF, France Travail) sans démarchage direct
- ✔Déclaration annuelle du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) sur la plateforme MAF
- ✔Classement des preuves Qualiopi par session, prêtes pour audit de surveillance ou renouvellement
Volet plateformes financeurs
- ✔Création, mise en ligne et actualisation de vos offres sur EDOF (Mon Compte Formation / CPF)
- ✔Traitement des devis, inscriptions et facturation sur Kairos (France Travail)
- ✔Référencement et mise à jour de vos fiches CARIF-OREF, région par région
- ✔Ouverture et fermeture des sessions, gestion des dates, quotas et tarifs affichés
- ✔Suivi des alertes plateformes (fiches expirées, pièces manquantes, taux de satisfaction CPF)
Pilotage & reporting
- ✔Tableau de bord partagé : sessions traitées, fiches actives, financements sécurisés
- ✔Reporting trimestriel avec indicateurs Qualiopi et visibilité plateformes
Vos bénéfices
- ✔Du temps libéré pour la pédagogie, le commercial et le développement
- ✔Des offres visibles, à jour et conformes en permanence sur EDOF, Kairos et CARIF-OREF
- ✔Aucune preuve Qualiopi ni alerte plateforme oubliée entre deux audits
- ✔Une cohérence garantie entre vos documents administratifs et vos fiches financeurs
- ✔Un interlocuteur unique qui connaît votre activité, votre référentiel et vos plateformes
- ✔Un coût maîtrisé : pas de recrutement, pas de charges, engagement souple
Questions fréquentes
Travaillez-vous avec mes outils ou imposez-vous les vôtres ?+
Je m'adapte à vos outils existants (Digiforma, Dendreo, Drive, Notion, etc.). Si vous n'en avez pas, je vous propose un cadre simple à mettre en place, compatible Qualiopi.
Avez-vous besoin d'un accès direct à mes comptes plateformes ?+
Oui, un accès délégué à vos comptes EDOF, Kairos et CARIF-OREF est nécessaire pour intervenir en votre nom et sécuriser les mises à jour. Les procédures d'accès délégué sont prévues par chaque plateforme et respectent vos obligations RGPD.
Pouvez-vous gérer mes échanges OPCO ou financeurs ?+
Je prépare les dossiers et pièces nécessaires et prends en charge tout ce qui passe par les plateformes (devis Kairos, fiches EDOF, référencement CARIF-OREF, signalements). Les échanges contractuels directs avec les OPCO ou France Travail restent de votre côté.
Pourquoi regrouper assistanat et gestion des plateformes ?+
Parce que les deux sont indissociables : une convention modifiée doit être reflétée sur la fiche EDOF, un devis Kairos accepté déclenche toute la chaîne administrative, une non-conformité Qualiopi peut fermer un référencement CARIF-OREF. Un seul interlocuteur garantit la cohérence et évite les pertes de financement.
Puis-je ne prendre qu'une partie du service ?+
Oui. Trois formules possibles : uniquement l'assistanat formation, uniquement la gestion des plateformes, ou le pack complet. Nous calibrons ensemble à partir de l'audit éclair.
Intervenez-vous en cas d'urgence (fiche bloquée, BPF en retard) ?+
Oui, en mission ponctuelle : déblocage d'une fiche EDOF, rattrapage d'un BPF, remise en conformité CARIF-OREF avant audit. Un devis forfaitaire est établi en amont.
Prêt à démarrer ?
30 minutes en visio pour faire le point sur votre situation et voir ensemble si cet accompagnement est adapté à votre projet.
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